Proforma Fatura Nedir, Nasıl Düzenlenir? Örnekli

Bir müşteriye fiyat teklifi gönderirken ya da ithalat-ihracat sürecinde ödeme öncesi taraflar arasında mutabakat sağlamak gerektiğinde işletmelerin başvurduğu belge proforma faturadır. Görünüşü gerçek bir satış faturasına benzese de hukuki niteliği ve kullanım amacı tamamen farklıdır. Bu rehberde bu belgenin ne olduğunu, ticari faturadan nasıl ayrıldığını, hangi bilgileri içermesi gerektiğini ve pratikte nasıl düzenlendiğini adım adım anlatıyoruz.

Proforma Fatura Nedir?

Söz konusu belge, bir satıcının alıcıya sunduğu ürün veya hizmetin fiyatını, miktarını ve teslim koşullarını gösteren, ancak muhasebe kaydı yaratmayan ön bilgilendirme belgesidir. Türk hukukunda Vergi Usul Kanunu kapsamında resmi bir belge sayılmaz; dolayısıyla KDV hesaplamasına dahil edilmez ve defterlere işlenmez. Amacı, alıcının teklifi değerlendirmesine, gerekiyorsa ithalat izni veya akreditif başvurusu yapmasına imkan tanımaktır. Özellikle B2B satışlarda ve dış ticarette sözleşme öncesi son adım olarak kullanılır.

Ticari Fatura ile Arasındaki Fark

İki belge birbirine çok benzer göründüğü için karıştırılması sık rastlanan bir durumdur. Aşağıdaki tablo temel farkları özetliyor.

Bu farkı netleştirmek önemli, çünkü bu belgeyi ticari fatura yerine gönderen işletmeler alıcı tarafında ödeme veya gümrük sürecinde gecikme yaşayabiliyor.

Belgede Bulunması Gereken Bilgiler

Resmi bir format zorunluluğu olmasa da işlevini yerine getirebilmesi için belirli bilgileri eksiksiz içermesi gerekir:

• Satıcı ve alıcı unvanı, adresi, iletişim bilgileri
• Belge üzerinde açıkça “Proforma Fatura” ibaresi
• Düzenleme tarihi ve geçerlilik süresi
• Ürün/hizmet açıklaması, miktar ve birim fiyat
• Toplam tutar ve para birimi
• Ödeme koşulları (peşin, vadeli, akreditif vb.)
• Teslimat şekli ve tahmini teslim süresi
• Varsa Incoterms teslim şartı (dış ticarette)

Geçerlilik süresinin belirtilmesi özellikle döviz kurlarının hareketli olduğu dönemlerde önemlidir; süresiz bırakılan belgeler fiyat anlaşmazlıklarına yol açabilir.

Ne Zaman Düzenlenir?

Bu belge genellikle şu durumlarda kullanılır: müşteri fiyat teklifi istediğinde, ihracat işleminde alıcının ithalat lisansı veya döviz transferi için resmi bir belgeye ihtiyacı olduğunda, akreditifli ödemelerde bankaya sunulacak ön belge gerektiğinde ve büyük hacimli B2B siparişlerinde sipariş onayından önce koşulların yazılı hale getirilmesi istendiğinde. Yurt içi satışlarda da özellikle kamu ihalelerine teklif verirken talep edilebilir.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir? Adım Adım

Düzenleme süreci şu adımlarla ilerler:

1. Alıcı ile görüşülen ürün/hizmet kapsamını ve fiyatı netleştirin.
2. Belge başlığına “Proforma Fatura” ibaresini ekleyin, resmi fatura ile karışmasını önleyin.
3. Satıcı ve alıcı bilgilerini, tarihi ve geçerlilik süresini yazın.
4. Kalem bazında ürün/hizmet, miktar, birim fiyat ve toplamı listeleyin.
5. Ödeme ve teslimat koşullarını açık şekilde belirtin.
6. Belgeyi alıcıya iletin ve onay bekleyin; onaylanırsa sipariş sürecine geçin.
7. Sipariş kesinleştiğinde bu belgeyi referans alarak gerçek e-fatura veya e-arşiv faturayı düzenleyin.

Bu süreci elle Excel üzerinde yürüten işletmeler, teklif geçmişini takip etmekte zorlanıyor. Ön muhasebe yazılımlarında hazır şablon geldiğinde tek tıkla teklif oluşturulup, onaylandığında aynı kalemlerle gerçek fatura kesilebiliyor; bu da veri tekrarını ve kalem hatalarını azaltıyor.

Hukuki Bağlayıcılığı Var mı?

Bu belge tek başına ödeme yükümlülüğü doğurmaz; alıcı teklifi kabul etmedikçe bağlayıcı değildir. Ancak taraflar üzerindeki koşulları e-posta veya yazılı onayla teyit ederse, bu koşullar sözleşme niteliği kazanabilir. Bu nedenle belgede yer alan fiyat, miktar ve teslimat şartlarının gerçekçi ve güncel olması, ileride doğabilecek anlaşmazlıkları önlemek açısından önemlidir. Dış ticarette gümrük idaresi ve bankalar tarafından da referans belge olarak kabul edilir; bu yüzden bilgilerin ticari faturayla tutarlı olması beklenir.

Sık Yapılan Hatalar

Uygulamada en sık karşılaşılan hatalar arasında geçerlilik süresinin belirtilmemesi, “Proforma Fatura” ibaresinin unutulup belgenin resmi fatura zannedilmesi, KDV’nin yanlışlıkla hesaba dahil edilmesi ve teslimat koşullarının belirsiz bırakılması sayılabilir. Ayrıca bu belgeyle sonradan kesilen gerçek fatura arasında kalem veya tutar farkı oluşması, muhasebe kayıtlarında karışıklığa yol açabiliyor. İki süreci aynı sistem üzerinden yürütmek, bu tür tutarsızlıkların önüne geçmenin pratik bir yoludur; konuyla ilgili e-İrsaliye nasıl düzenlenir rehberimizde e-belge sürecinin diğer aşamalarını da bulabilirsiniz.

B2B teklif ve sipariş süreçlerinde bu belgenin nerede devreye girdiğini daha geniş bağlamda görmek isteyenler B2B sanayi ve makine sektörü dijital pazarlama içeriğimize de göz atabilir. Sonrasında kesilecek gerçek faturanın teknik detayları için ise e-fatura nasıl kesilir yazımız faydalı olacaktır. Resmi mevzuat ve e-belge standartları konusunda güncel bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesine başvurulabilir.

MY OS’un ön muhasebe modülünde hazır şablon bulunur; teklif onaylandığında aynı kalemlerden tek tıkla MY OS e-Fatura Modülü üzerinden gerçek fatura oluşturulabilir. Teklif-sipariş sürecinizi tek sistemde yönetmek isterseniz MY OS ürün sayfamızı inceleyebilir, e-belge yönetimiyle ilgili diğer rehberler için MY OS blog sayfamıza göz atabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Proforma fatura resmi bir belge midir?

Hayır, resmi anlamda Vergi Usul Kanunu kapsamında mali bir belge değildir; muhasebe kaydı oluşturmaz ve KDV beyanına konu edilmez. Amacı taraflar arası ön bilgilendirmedir.

Teklif mektubuyla aynı şey midir?

Birbirine yakın işlevleri olsa da bu belge daha standart bir formatta, fatura görünümünde hazırlanır ve genellikle gümrük veya banka işlemlerinde de kabul edilir; teklif mektubu ise serbest formatlı bir yazışmadır.

Bu belge üzerinden ödeme alınabilir mi?

Resmi tahsilat belgesi olmadığı için üzerinden doğrudan muhasebeleşen bir ödeme alınmaz; ancak bazı işletmeler karşılığında avans ödemesi talep edebilir, gerçek fatura sonradan kesilir.

Geçerlilik süresi ne kadar olmalı?

Standart bir süre yoktur; işletmeler genellikle piyasa koşullarına göre birkaç günden birkaç haftaya kadar bir geçerlilik süresi belirler ve bunu belge üzerinde açıkça yazar.

Sonradan iptal edilebilir mi?

Evet, resmi mali belge olmadığından taraflar mutabık kaldığı sürece güncellenebilir veya iptal edilebilir; bu esneklik onu ticari faturadan ayıran temel özelliklerden biridir.